SILAE : Paramétrer la fiche salarié
🎯 Objectif
➜ Paramétrage de chaque partie d'une fiche Salarié.
🧠Accès
Identification du salarié et coordonnées
Au sein de la fiche Salarié, il est impératif de vérifier ou de renseigner les informations relatives à l’identification et aux coordonnées du salarié.
La génération automatique du matricule est possible selon le paramétrage de la fiche Société (dernière section de la fiche Société – paramétrages techniques). Sa saisie manuelle demeure possible.
Dans la section Coordonnées, ne pas oublier de renseigner l’adresse mail personnelle si les bulletins sont envoyés par voie électronique.
Informations bancaires
Dans le cas où le salarié est payé par virement, ne pas oublier de saisir les coordonnées bancaires.
Il est possible de renseigner plusieurs RIB pour un même salarié, avec des plafonds à respecter pour les virements.
Les virements seront réalisés dans l’ordre des RIB, de haut en bas.
Pour les salariés avec des comptes bancaires en France, le compte IBAN est généré automatiquement par la saisie du RIB. En revanche, pour les comptes bancaires étrangers, il est impératif de saisir l’IBAN et le code BIC.
Entrée du salarié
Elle doit être obligatoirement renseignée. Elle permet de calculer l’ancienneté du salarié si la date d’ancienneté n’est pas renseignée.
Elle permet aussi d’indiquer la date des cumuls en bas de bulletin et les cumuls de tranches dans le cas d’une entrée en cours d’année.
Facultative.
Le paramétrage d’entrée peut être complété (renseignement du niveau d’étude du salarié (nature, diplôme, niveau de formation le plus élevé…), initialisation de l’ancienneté, embauche & période d’essai, parenté avec le chef d’entreprise, tenue, travailleurs étrangers, travailleurs handicapés…).
Saisies et arrĂŞts
Calcul de la quotité saisissable en fonction du nombre de personnes à charge et de la priorité (automatique selon la nature).
En fonction du salaire et du nombre de personnes à charge défini dans ce même encadré, le logiciel calcule automatiquement le montant qu’il est possible de déduire sur le bulletin. Il n’est plus nécessaire de revenir à ce paramétrage jusqu’à ce que la dette soit soldée.
En cliquant sur l'icône ci-après, un état récapitulatif de la saisie apparaît :
Il indique les sommes déjà versées et la somme restant due. Cet icône permet, dans le cas d’un montage de dossier, de saisir l’historique des prélèvements.
Saisie des conjoints et des enfants/personnes Ă charge
Il est important de renseigner les personnes à charge pour le calcul des IJSS, le calcul des CP de parentalité ainsi que le calcul des chèques vacances.
La saisie des conjoints permet dans certains cas de générer les informations du conjoint du salarié dans un formulaire.
Exemples : mutuelle Pro BTP / IRP Auto (pour le moment).
Nouveauté : Conformément à l'article L.3141-8 du Code du travail, afin de gérer la situation de l'enfant à charge vivant au foyer et étant en situation de handicap, une nouvelle coche "Handicapé" a été ajoutée.
Emploi et définition de l’emploi
- Date début d’emploi : Obligatoire – Détermine où se situe le 1er bulletin dans l’état d’avancement. Cette date apparaît par défaut sur le bulletin de paie.
- Date début de contrat : À renseigner systématiquement (notamment quand la fiche Salarié compte un précédent emploi).
- Motif début d’emploi : Obligatoire.
- Date de fin de période probatoire : Pour rappel, la période probatoire correspond généralement à un changement de poste du salarié et permet de valider ou non le salarié dans ses nouvelles fonctions. Le contrat de travail est déjà en cours d’exécution. Il est possible de paramétrer une alerte d’échéance pour la fin de cette période (voir le menu Alertes d’échéance).
- L’utilisateur renseigne le type de contrat en s’aidant des options proposées dans le menu déroulant (flèche sur le côté droit), ainsi que les éventuelles particularités (professionnalisation, CUI, contrat d’apprentissage… > "Contrat de type particulier"/"Cas particulier").
Selon le type de contrat, des énoncés apparaissent pour guider l’utilisateur dans son paramétrage (exemple : un contrat de professionnalisation génère un énoncé "Majoration Bac Pro").
- Contrat avec une clause de non concurrence : En cochant cet énoncé, le salarié est "enregistré" par le logiciel comme ayant une clause de non concurrence dans son contrat.
- Clause de non concurrence levée : À cocher lorsque la clause de non concurrence du salarié a été levée.
Modification au 04/05/21 : Le "Code CSP" est devenu le "Code PCS-ESE" et le "Complément Pcs-Ese" est devenu le "Code complément PCS-ESE".
Cette modification a pour but d'être en conformité avec le cahier technique de la DSN (notamment avec les rubriques S21.G00.40.004 et S21.G00.40.005).
Pour les stagiaires : possibilité de générer des champs de saisie pour le nom et le prénom du tuteur de stage. Pour générer ce champ, il s’agit de saisir un code statut professionnel Stagiaire (09, 10, 11 par exemple).
Rémunération du salarié
Sur la base de l’emploi défini préalablement, les minima conventionnels (à la date du jour) s’affichent (ils sont mis à jour en fonction des avenants étendus et non étendus selon le paramétrage de la fiche Société).
Manuellement, la saisie du salaire de base peut se faire en mensuel ou en horaire.
Deux lignes sont mises Ă disposition : salaire de base et salaire net garanti.
Salaire de base mensuel : Renseigner le salaire de base perçu pour le nombre d’heures contractuelles du salarié. Exemple : si le salarié est à 169 heures, renseigner le salaire de base pour les 169 heures donc les H.S structurelles comprises.
Salaire net garanti : Salaire de base + éventuel complément sur une ligne à part pour que le salarié reçoive au minimum le net garanti. Si ce montant renseigné n’est pas atteint avec le salaire de base, une prime sera ajoutée en haut du bulletin pour garantir le net souhaité.
Attention, cela ne fonctionne pas en cas d’absences sur le mois (voir le profil NETSOUHAIT).
Insertion de mots-clés :
- Sur la ligne "Salaire de base", il est possible de saisir un salaire en net en Ă©crivant la somme suivie de "net". Exemple : 2250net.
- L’utilisateur peut également saisir un salaire en coût global (intégrant les charges patronales) en ajoutant cette fois à la suite du montant "cg". Exemple : 2250cg.
- En saisissant "NETP", c'est un net toutes primes confondues qui est saisi (le simple "NET" ne prend pas en compte les primes/remboursements). Le logiciel procède à un ajustement (ligne salaire de base) pour générer le net à payer désiré comprenant les primes. Exemple : 2300NETP. Le message suivant est généré :
Attention : Cela ne fonctionne pas lorsque l’utilisateur modifie les caractéristiques de la prime pour définir une prime nette (clic droit sur le titre de la colonne du libellé de prime dans les éléments variables).
Il est possible de choisir une périodicité des bulletins autre que mensuelle.
Pour le cas du salarié non mensualisé : Il s’agit de faire apparaitre le nombre d’heures réellement travaillées sur la période (et non pas 151.67 heures). Ce paramétrage se réalise dans la grille horaire.
Le salarié est soumis aux horaires par défaut de l’établissement : À décocher dans le cas où le salarié ne suit pas l’horaire collectif (et renseigner cette grille horaire spécifique).
Édition des heures réellement effectuées : Cette option n'est à cocher que s'il faut faire apparaître les heures réelles effectuées en bas du bulletin et non pas la mensualisation.
Exemple avec mensualisation :
Si le salarié est soumis à des horaires différents chaque jour : La saisie des horaires journaliers se fait dans le cadre "Heures travaillées", avec la possibilité de saisir également les heures de nuit.
Cette partie sert à indiquer les jours travaillés. Cliquer sur "Calcul des heures payées" > L’encadré "Heures payées" est renseigné.
Par défaut, le logiciel répartit de manière linéaire les heures majorées, il est donc possible de modifier cette répartition par une saisie manuelle dans le tableau.
Activité journalière
Cette section permet de définir un mode de saisie de type "Activité journalière" pour un salarié (traitement spécifique, différent du paramétrage en fiche Société).
Gestion des absences du salarié
Le suivi des absences du salarié est par défaut celui paramétré dans la fiche Société. Ainsi, si le salarié est soumis à la méthode de gestion des absences renseignée dans la fiche Société, ne pas modifier cette section.
Dans le cas où le salarié est soumis à une méthode de suivi des absences différente, il est possible de paramétrer un suivi spécifique au salarié en cochant "Méthodes spécifiques" puis en renseignant les champs qui suivent.
Gestion des congés payés
La gestion des CP du salarié est par défaut celle paramétrée dans la fiche Société. Ainsi, si le salarié est soumis à cette méthode de gestion des CP renseignée dans la fiche Société, ne pas modifier cette section dans la fiche Salarié.
Dans le cas où le salarié est soumis à une méthode de suivi différente, il est possible de paramétrer un suivi spécifique au salarié en renseignant les champs qui suivent.
Exemple :
Gestion des RTT
Cette section "RTT" au sein de la fiche Salarié permet de compléter le paramétrage de la fiche Société.
Ainsi, l’utilisateur paramètre ici les modalités d’acquisition des RTT. Par défaut, les RTT sont acquises tous les mois au moment de la génération du bulletin. Il est possible ici de saisir manuellement le nombre de RTT acquis mois par mois.
Il est également possible de choisir une acquisition anticipée de la totalité des RTT en début de période définie dans la fiche Société et de définir le nombre de RTT annuel.
Gestion de l’avance sur frais
L’avance sur frais est une somme attribuée au salarié (souvent en début de contrat) afin qu’il puisse faire face à ses premiers frais professionnels.
Lorsque l’avance sur frais est attribuée au salarié, indiquer le montant correspondant dans sa fiche Salarié :
Quand le salarié quitte l’entreprise, l’avance sur frais est alors automatiquement déduite sur son dernier bulletin :
Pour annuler cette déduction automatique, se rendre dans la saisie des éléments variables du salarié et saisir "1" dans la colonne MtRecupFrais :
Pour conserver la déduction sur le bulletin mais modifier la somme, saisir en négatif le montant à prendre en compte dans la même colonne MtRecupFrais.
Avantages en nature
L’utilisateur peut saisir ici les avantages en nature octroyés par l’employeur au salarié. Pour ce faire, il réalise une saisie de ces éléments (voiture, logement, nourriture, informatique…) sous la forme de montants qui seront repris de manière automatique dans les bulletins.
Gérer certaines spécificités :
- Abattement de 30 % pour le salarié logé par nécessité absolue de service.
- Réduction de 50 % de l'avantage en nature logement lorsque celui-ci est occupé par deux conjoints travaillant dans la même entreprise.
Indemnités kilométriques
Prélèvements fixes sur salaires
Inscrire le libellé du prélèvement, la période de début et de fin du prélèvement fixe mensuel, ainsi que le montant.
Titres de transport et tickets restaurant
Paramètres de paie
Exemple : 2245,49 euros devient 2246 euros (avec une ligne Appoint du mois de 0,51).
Taxes/CICE/Chèque Santé/Nature de l’activité
Exonérations
Dans la fiche Salarié, l’utilisateur peut également préciser les exonérations de cotisations dont le salarié bénéficie, en mentionnant le type d’exonération, les dates de début et de fin.
Le questionnaire conventionnel
Ce questionnaire pose une interrogation quant à un paramétrage lié à la convention collective.
En effet, dans le cas où la convention collective le nécessite, un tel questionnaire conventionnel peut apparaître afin de paramétrer les éléments qui permettront d’intégrer automatiquement les libellés conventionnels dans les bulletins.
Exemple :
Options dans le volet de droite
Le nouveau lien "Référentiel nature emploi" permet d'ouvrir un nouvel écran pour modifier la nature de l'emploi (emplois en cours ou archivés).
Cliquer sur la flèche et choisir l’emploi dans la liste qui s’affiche (possibilité de cocher "Emplois actifs uniquement") > cliquer sur "Lister". Modifier selon les besoins et sauver dans le volet de droite.
Possibilité de visualiser les éléments dans un tableur.
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